Herramientas en la Administracion de proyecto

 Eficaces herramientas de Administración de proyecto.

Dirigir un proyecto en el entorno de tensión de una organización en constante movimiento puede ser una tarea abrumadora. En la actualidad, el oficinista promedio tiene el peso de un sinfín de fechas límite, reuniones, correos y tareas. Eso significa que probablemente no tienen el tiempo ni la capacidad mental para dedicarte todo su talento a ti o a tu proyecto. Por suerte, puedes facilitar las cosas. Para garantizar el éxito del proyecto, ya sea que lo hagas para un cliente o para un participante interno, ten en cuenta estas cinco herramientas de administración de proyectos que ahorran tiempo, dinero y energía.

Diagramas de Gantt y paneles Scrum

En una era de contenidos infinitos (con batallones de palabras que luchan constantemente por nuestra limitada atención), un recurso visual simple puede ser renovador y muy efectivo. Los diagramas de Gantt emplean barras horizontales básicas para mostrar fases del proyecto y progresos. Con un vistazo rápido, tus compañeros de equipo podrán ver qué trabajo se está haciendo (o al menos qué debería estar haciéndose) y cuándo tendrán que contribuir. También podrán ver cuánto tiempo se espera que llegue cada fase.

Los paneles Scrum funcionan de forma similar y son geniales para proyectos con escalas de tiempo menos rígidas y que incluyen múltiples equipos. El tablero muestra distintas fases del proyecto, como el planeamiento, la ejecución, etc., y marcadores para cada equipo. A medida que completan las fases y progresan, los equipos pueden mover sus marcadores en la pizarra. Esto permite a todos los participantes tener una perspectiva más amplia y conocer sus funciones.

Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales y basado en el tiempo que representa un plan de proyecto en un periodo. Lo inventó Henry Gantt alrededor de 1910 y se utilizó mucho a lo largo del siglo XX para programar proyectos. Las tareas enumeradas a la izquierda del gráfico tienen sus barras correspondientes en la línea de tiempo y estas reflejan el flujo de trabajo en un proyecto. Las fechas de inicio y fin de las tareas, los hitos, las dependencias entre las tareas y las personas asignadas son componentes típicos de los diagramas de Gantt. El software moderno se basa en el concepto original: en el software de diagramas de Gantt, se puede encontrar estructura de tareas plegable, camino crítico, barras de progreso, paneles de gestión de recursos y mucho más.

¿Para qué se utiliza un diagrama de Gantt?

Los gestores de proyecto utilizan los diagramas de Gantt y los de producto para desglosar un proyecto en elementos de trabajo manejables, mantenerse organizados y visualizar las dependencias entre las tareas.

Creación y gestión de un proyecto completo

Los gestores de proyectos utilizan los diagramas de Gantt para visualizar los componentes básicos de un proyecto y para dividir ese proyecto grande y único en tareas más pequeñas y manejables. Las pequeñas tareas resultantes se programan en la línea de tiempo del diagrama de Gantt, junto con las dependencias entre las tareas, las personas asignadas y los hitos.

Cómo mantenerse organizado

En la etapa de ejecución de proyectos grandes, organizados y detallados, los diagramas de Gantt ayudan a visualizar el proceso y el progreso. La herramienta alinea los equipos manteniendo a todos centrados en los mismos objetivos y trabajando en una sola línea de tiempo.

Determinación de la logística y las dependencias de tareas

Los diagramas de Gantt pueden emplearse para vigilar la logística de un proyecto particular, incluso de uno pequeño. Las dependencias de las tareas, que se visualizan como flechas de colores en la mayoría de los programas de diagramas de Gantt, ayudan a garantizar que una nueva tarea solo pueda comenzar una vez que se haya completado otra. Si una tarea se retrasa, entonces es posible que algún software de diagramas de Gantt reprograme automáticamente la siguiente tarea. Este tercer caso de uso aborda las necesidades de los entornos con varios equipos.

Los diagramas de Gantt son útiles para simplificar proyectos complejos. La herramienta presenta miles de datos de una manera increíblemente visual y agregable. El gráfico de barras mantiene las tareas en marcha cuando hay varios interesados y equipos grandes o numerosos, o cuando el alcance cambia con frecuencia. Otra ventaja de utilizar el diagrama de Gantt es que mantiene una visión a vista general de todo el proyecto, especialmente de todos los hitos y plazos. El diagrama de Gantt es eficiente como herramienta de primera alerta.

Cómo utilizar un diagrama de Gantt

Repasemos rápidamente un modelo de flujo de trabajo del diagrama de Gantt tal y como lo utilizará un gestor de proyectos en cascada o híbridos.

Determinar un calendario de proyectos: divide los proyectos en elementos de trabajo manejables; programa los epics, las historias, tareas y subtareas resultantes a tiempo (estableciendo fechas de inicio y de fin).

Establecer funciones, responsabilidades y recursos: asegúrate de que dispones de recursos suficientes para la cantidad de trabajo y utiliza los paneles de gestión de recursos para evitar asignar recursos de menos o de más.

Supervisar el progreso del proyecto: utiliza barras de progreso para supervisar el progreso de la subtarea en los niveles de epic.

Identificar los hitos: los hitos son "momentos de la verdad"; son logros que los equipos deben alcanzar en el plazo previsto o antes de que este se cumpla. Son opcionales pero recomendables.

Encontrar y notificar problemas: localiza problemas reales y amenazantes utilizando el diagrama de Gantt y utiliza la función de camino crítico para identificar las tareas que afectarán a la fecha de finalización del proyecto.

Ejemplos de diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt siguen siendo un importante instrumento de gestión de proyectos en diversos sectores. A finales de la segunda década del siglo XXI, el Project Management Institute llegó a la conclusión de que solo el 11 % de las organizaciones eran totalmente ágiles. En otras palabras, el 89 % de las organizaciones emplean metodologías de gestión de proyectos en cascada (generalmente, en niveles de gestión superiores) además de las ágiles. Esto se denomina enfoque híbrido. Si piensas en "fechas y plazos", entonces probablemente te encuentres entre ese 89 % que necesita diagramas de Gantt basados en el tiempo.

Dos diagramas de Gantt distintivamente diferentes se aplican a los que tratan Gira como una herramienta de gestión de proyectos (o herramienta PPM). Las capturas de pantalla que se muestran a continuación provienen de una herramienta llamada Big Picture.

Diagrama específico del proyecto

Una captura de pantalla de un diagrama de Gantt específico de un proyecto | Orientador ágil de Atlassian

Un diagrama de Gantt específico de un proyecto es un plan detallado, que utiliza el seguimiento temporal y las barras de progreso para cada subtarea, así como flechas que representan las dependencias entre dichas tareas. Los diagramas de Gantt en el ámbito del proyecto tienden a utilizarse en el nivel de equipo o dentro de un departamento. Este tipo utiliza mucho los hitos, los caminos críticos y las líneas de base, y estas modernas adiciones al gráfico de barras central motivan colectivamente al equipo o departamento asignado a entregar un producto o a hacer una publicación significativa a tiempo. La estructura colapsable de desglose del trabajo permite a los gestores de proyecto obtener una vista general de las historias cruciales del proyecto.

Organigrama de alto nivel

Una captura de pantalla de un organigrama de alto nivel que muestra los proyectos en la cartera | Orientador ágil de Atlassian

Utiliza el organigrama de alto nivel para supervisar toda una cartera de proyectos. Una barra en el organigrama representa un proyecto en la cartera, en lugar de una tarea. El "porcentaje de completados" de cada proyecto es una métrica clave aquí. También puedes utilizar estados (nuevo, en curso, completado), así como líneas de base, para representar los retrasos. Un jefe de estrategia puede utilizar esta variante del diagrama para las presentaciones que se entregan a la junta directiva, al director general o al presidente.

Asignación de tareas

Es sencillo acordar algo, mucho más difícil es recordar hacerlo. Especialmente cuando cada mensaje perdido parece volver con un nuevo pedido. Por eso es tan valiosa una herramienta online para la asignación de tareas. Aquellos responsables de completar una porción del proyecto, ya sea que eso signifique diseñar un logotipo o analizar las cifras finales, pueden iniciar sesión y ver fácilmente lo que necesitan hacer. Dependiendo de las configuraciones de cuenta, también podrán recibir notificaciones por correo sobre las inminentes fechas límite.

Por su parte, los jefes de proyecto pueden controlar a su equipo y asegurarse de que se completen todas las tareas a tiempo sin tener que revisar interminables cadenas de correos. Esto ayuda a evitar costosas demoras y frustraciones innecesarias.

Las cuatro tareas básicas de un administrador de empresas son:

Tareas de organización

●Actividades de dirección

● Actividades de gestión

● Actividades de ejecución

El procedimiento que se propone para asignar la tarea a realizar por cada uno de los trabajadores disponibles, consiste en resolver una secuencia de problemas de afectación (uno para cada período, en orden cronológico), asignando a los elementos de la matriz de afectación valores adecuados para que la solución obtenida presente las características deseadas: favoreciendo las asignaciones que suponen aproximarse a los valores ideales, penalizando aquéllas que suponen alejarse de dichos valores y penalizando en orden superior aquéllas asignaciones que suponen la violación de las condiciones establecidas.

En cada período se dispone de un cierto número de trabajadores presentes y un número igual de tareas, de diversos o iguales tipos, a realizar. Para cada período se trata entonces, de asignar a cada trabajador solamente una tarea; si se atribuye a cada pareja trabajador-tarea un valor numérico y se desea determinar la solución de valor mínimo de la matriz, se presenta el conocido problema de afectación.

La asignación de tareas en un proyecto es el reparto de trabajo en el equipo. Hacerlo de manera sencilla y efectiva puede distar mucho si no se tienen en cuenta ciertos aspectos que logran que un plan de proyecto sea realista.

Una adecuada asignación de tareas en una empresa no tiene por qué variar si gestionamos nuestros proyectos de manera online u offline. De hecho, siempre deberíamos poder acceder a nuestra asignación de tareas desde cualquier dispositivo. Sin embargo, no sólo para facilitar el acceso a las planificaciones de nuestros proyectos, sino porque la herramienta de gestión nos dará una previsión más exacta del estado del proyecto.

Al final, la figura del Project Manager pasa a analizar datos para hacer una asignación de tareas más efectiva, sabiendo lo que sucederá a lo largo del proyecto . Según Gartner, un 80 por ciento del trabajo actual del gestor de proyectos se va a eliminar para 2030, siendo la inteligencia artificial la base de su función.

Así pues, vamos a ver cómo aplicar un método de asignación de tareas inteligente, mientras analizamos e interpretamos los datos que herramientas de gestión de proyectos nos ofrecen. El propósito será preparar planes de proyecto realistas, que impulsarán la productividad de tu equipo.

Asignación de recursos

En una agencia, la asignación de recursos es clave. Los jefes de proyecto necesitan una herramienta efectiva para programar y hacer un seguimiento de las horas de cada miembro de su equipo para evitar el exceso de reservas, incumplimiento de fechas límite y los clientes insatisfechos. Pero esta forma de organizarse no tiene que limitarse al mundo “creativo”. ¿No sería útil, incluso en una oficina corporativa, tener una idea clara de la disponibilidad de los miembros del equipo?

Pregunta antes a tu equipo, dentro de la medida de lo posible, cuál es su disponibilidad durante el transcurso del proyecto. Pídeles que marquen los días de vacaciones, los días que no podrán ponerse a trabajar debido a reuniones y los días en los que vencen otras fechas límite. Si conoces tu disponibilidad por hora, podrás crear escalas de tiempo realistas. Una herramienta de asignación de recursos online para que tú y tus compañeros de trabajo comparen las horas reales y las estimaciones, y hagan los ajustes necesarios para mejorar flujos de trabajo futuros.

En un proyecto, la asignación de los recursos disponibles se debe realizar de acuerdo a las características de este. Así se optimizará el desarrollo de las tareas y se generará un acercamiento a los objetivos deseados.

Una vez que se ha elaborado una propuesta clara de un proyecto y se cuenta con la aprobación del cliente o del inversor, es momento de llevar el proyecto a la realidad. Pero no se puede dar inicio a este proceso sin antes haber asignado los recursos y las tareas disponibles.

Saber cómo asignar recursos permite a los inversores mantener el control de su proyecto de principio a fin. Al asignar recursos, pueden asegurarse de tener suficientes medios para llevar a cabo las tareas del proyecto. Asignar recursos también los ayuda a determinar cuánto tiempo les tomará completar una tarea y, si se realiza un seguimiento de los costos, cuánto costará la misma.

Asignación de recursos: los pasos a seguir

Antes de llevar a cabo este proceso, es importante conocer con claridad las tareas que se ejecutarán, el alcance que se quiere obtener, los materiales que se requieren, el cronograma y el presupuesto disponible. Asimismo, es fundamental responder las siguientes preguntas: ¿qué o a quién necesitamos?, ¿cómo lo obtendremos? y ¿cuándo lo necesitamos? Estos tres aspectos son esenciales para definir los recursos necesarios para la realización de un proyecto.

Los recursos que harán posible una correcta operación del proyecto se pueden dividir en cuatro grupos. En primer lugar, están los recursos humanos, que abarcan a las personas capacitadas para llevar a cabo las tareas del proyecto. Luego vienen los recursos materiales, como terrenos, edificios, maquinarias, entre otros. Tercero, los recursos técnicos que comprenden la tecnología necesaria para la operación del proyecto y, finalmente, los recursos financieros; es decir, el presupuesto.

Después de la identificación de todos los recursos necesarios para el desarrollo de un proyecto, se pasa a la fase de asignación de los mismos. Para desarrollar correctamente esta etapa es imprescindible poner especial atención a las características de los recursos. Por ejemplo, en el caso de los recursos humanos, se toman en cuenta las destrezas de cada persona, así como la experiencia y el conocimiento que posee sobre una tarea.

Existe una herramienta gráfica bastante útil para la asignación de los recursos: el diagrama de Gantt. Materiales, equipos, personas y cantidades de presupuestos se pueden colocar en este esquema. De esa manera, se logrará un mayor control sobre su evolución y distribución.

Con el Diagrama de Gantt, se podrá ver qué y cuántos recursos se han asignado a cada tarea del proyecto. Esto se puede complementar con otras informaciones, como el tipo de recurso que se ha designado, por cuánto tiempo ha sido asignado a una actividad, la tasa de consumo (sobre todo para recursos materiales), el costo de los recursos, entre otros aspectos.

Finalmente, tras haber asignado los recursos, se debe hacer un seguimiento de los mismos. Esta acción permitirá conocer el progreso de las tareas y si el proyecto se está acercando a las metas establecidas al inicio.

La asignación de recursos es una etapa fundamental de la planificación de proyectos. Las decisiones que se toman en cuanto a los recursos pueden llegar a ejercer una influencia capital en el devenir del proyecto. Definir los materiales y tecnología a emplear, así como al personal indicado para llevar a cabo cada tarea, permiten incrementar las posibilidades de que el proyecto se cumpla según lo previsto.

Herramientas de comentarios

Proporcionar comentarios significa algo distinto para cada persona. Algunos ofrecen solicitudes de edición rígidas y prescriptivas, otros sensaciones y reacciones imprecisas. A veces, las distintas partes presentarán opiniones en conflicto. Todo esto hace que sea más difícil para la persona que recibe el comentario saber cómo actuar. ¿A quién se supone que tienen que escuchar?

Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar y clasificar distintas versiones de las entregas. Esto permite que un grupo proporcione una dirección cohesiva de forma justa. Si la opinión de una persona debería tener más peso, tal vez porque tenga experiencia relevante significativa, puedes regular su voto para que cuente doble.

Para las empresas, ya no les basta que sus trabajadores realicen las tareas que se les indica, buscan personas que sean más productivas de lo establecido y que cumplan con los objetivos en tiempo y forma.

Con la tecnología se han podido crear herramientas para organizar las actividades mediante check list, capaces de planificar proyectos a corto o largo plazo.

El auge de herramientas colaborativas en línea para la comunicación entre los integrantes, permiten trabajar de manera efectiva en tiempo real.

Le queremos compartir algunos softwares sencillos de utilizar para facilitar el desarrollo de sus actividades en tiempo récord. Entre sus funcionalidades se encuentran:

Creación e intercambio de archivos.

Alarma de notificaciones de horarios o cambios de terceros.

Fijación de costos.

Chats.

La Gestión de Proyectos es la aplicación  de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto.

Las herramientas de gestión de proyectos sirven para proporcionar la estructura, la flexibilidad y el control necesario a los miembros del equipo de trabajo para alcanzar resultados extraordinarios a tiempo y dentro del presupuesto.

Además, hay que señalar que la administración eficiente de un proyecto implica la utilización de procesos de gestión específicos para cada una de las etapas del mismo: inicio, planificación, ejecución, control y cierre.

Existe una gran variedad de herramientas que son utilizadas para la gestión de proyectos, y dado a esta enorme variedad, podríamos decir que el principal problema no es encontrar herramientas sino identificar cual es la que mejor se adapta a nuestras necesidades.

Entiendo que, de acuerdo a las herramientas ya estudiadas,  el análisis de Valor Ganado y el Diagrama de Gantt son de mi interés ya que las considero dentro de las más eficientes. Estas herramientas se caracterizan por lo siguiente:

La Técnica del Valor Ganado es una herramienta que desarrolla e integra los parámetros técnicos, de costes, y de planificación en una única herramienta. Es un método de medición de rendimiento muy utilizado en dirección de proyectos, en el que se integran costes, plazos y alcance.

Las ventajas de la aplicación de esta técnica son muchas pero también su coste asociado es significativo.

Es un sistema simple de gestión y control de proyectos, que proporciona datos creíbles. Integra en una única técnica, el trabajo, la planificación y el coste, utilizando para ello, la estructura de descomposición del proyecto (EDP). Proporciona una identificación temprana de los problemas, mediante el uso de los índices de rendimiento del coste (CPI) y de la planificación (SPI). Permite predecir con una cierta seguridad, dentro de un rango, el coste final del proyecto. Es posible predecir, mediante el índice de rendimiento del trabajo que queda por completar (TCPI), el comportamiento futuro del proyecto, y actuar en consecuencia para corregir las desviaciones.

Diagrama de Gantt: herramienta básica que se utiliza para realizar la planificación del trabajo de un proyecto. Es un diagrama de barras que muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas así como las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (pueden ser fin-comienzo, fin-fin, comienzo-fin, comienzo-comienzo).

Dentro de las dos herramientas antes citadas, considero la del Valor Ganado de suma importancia ya que nos permite rastrear problemas desde el inicio de un proyecto, permitiéndonos tomar decisiones de una manera más crítica y oportuna.

Sin embargo, a pesar de considerar la herramienta del Valor Ganado como la más importante, la realidad es que, en el ámbito laboral que me desenvuelvo, la herramienta más utilizada es el Diagrama de Gantt por ser más fácil de comprender y manejar.

Informes listos para usar

Los informes de progreso y los análisis post-mortem son partes cruciales de cualquier proyecto y no deberían insumir demasiado tiempo. En lugar de emplear tu valioso tiempo en crear un informe personalizado, elige una opción lista para usar. Podrás introducir cifras y números relevantes, y permitir que el programa genere el formato y las visualizaciones de datos apropiados.

Un informe de avance de un proyecto incluye todos los esfuerzos críticos para la empresa, el progreso y el riesgo asociados a un solo proyecto. Un vistazo de dónde están ubicadas las cosas.

Los mejores informes de avance de un proyecto crean responsabilidad y compromiso dentro del equipo. Al mismo tiempo, descubren problemas, reducen los riesgos y, sobre todo, garantizan que te encuentres encaminado a cumplir los objetivos de tu proyecto. Son (casi) tan importantes como la hoja de presentación de un proyecto.

Para los clientes, los informes o reportes de avance del proyecto proporcionan valor. Confían en que su dinero está siendo valorado. Puede hacerlos quedar bien ante sus jefes, se aseguran de que sigan siendo financiados en el futuro, y también puede salvarlos totalmente porque tienen como prueba un papel en caso de que las cosas no salgan según lo esperado.

Los informes de avance del proyecto se crean después de que tu plan de trabajo esté listo y el proyecto esté en marcha. Si queremos obtener una precisión extrema, se debe realizar durante la fase de Monitoreo y Control. Normalmente, se envían de forma semanal o mensual. Puedes incluso hacerlos a diario, pero solo si es necesario.

Existen una variedad de métodos para entregar los informes de avance de un proyecto. No hay una manera perfecta de hacerlo. A través del correo electrónico, con una herramienta de gestión de proyectos, o de manera verbal junto con un PDF. Las opciones y combinaciones son infinitas.

Los informes de avance del proyecto no son, y no deberían convertirse en una tarea para los productores y administradores de proyecto ya que es parte de las responsabilidades de su trabajo. Es un deber del productor o administrador de proyectos hacer informes de estado significativos y útiles. No solo para “hacer el informe de avance” que nadie lee.