El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los costes y personal requeridos.

¿Qué es el gráfico de Gantt?

El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto.

Gantt y un ejemplo

Saber qué es un diagrama de Gantt permite darse cuenta de todas las ventajas que implica usarlo. Entre los beneficios que definen a este tipo de gráfico se encuentran los siguientes:

El diagrama de Gantt simplifica la visualización de tareas y representa todas las etapas y actividades de un proyecto en un único lugar.
Este tipo de gráfico ayuda a administrar proyectos y a reducir problemas de programación.
Gracias a Gantt es más sencillo identificar los puntos críticos.
El diagrama de Gantt puede actualizarse en cualquiera de sus ejes, en todo momento.
No es preciso hacer el diagrama de Gantt manualmente, hoy día existen todo tipo de aplicaciones que facilitan su construcción e incluso se puede hacer con Excel.

Un buen ejemplo del uso del diagrama de Gantt puede ser gestionar presupuestos o controlar el gasto en diferentes partidas. Pero, además de las finanzas existen muchas otras aplicaciones de este tipo de gráficos, como las siguientes:

Diagrama de Gantt en proyectos de construcción. Es habitual pensar en esta herramienta para la gestión de proyectos y, en este caso, puede suponer un gran apoyo para la gestión de contratas y el seguimiento de los trabajos. Se trata de un diagrama muy fácil de usar que puede agrupar fácilmente todas las etapas de construcción en las columnas, permitiendo editar las tareas y personalizarlas según las necesidades.
Diagramas de Gantt en TI. En un entorno ágil por definición, quienes saben qué es un diagrama de Gantt lo emplean para comparar las actividades programadas y los recursos requeridos. La visualización de proyectos así planteada crea un reflejo transparente incluso de las estructuras más complejas con sus dependencias.
Diagrama de Gantt en educación. Docentes, programas e hitos académicos pueden reflejarse en este gráfico, que, además, facilita la compartición de información de manera transparente, ya que puede reflejar estadísticas descriptivas simples y datos demográficos departamentales.
Diagramas de Gantt en marketing. En esta área se utiliza para gestionar eventos, ya que el gráfico permite aplicar diferentes escalas de tiempo para las distintas fases de un evento de marketing. Su uso hace posible aumentar la eficiencia en la gestión y permanecer actualizado. Además, resulta la herramienta perfecta para facilitar la adaptación en un entorno tan cambiante como éste, ya que facilita incorporar cambios de última hora sin que ello suponga un problema de cara al cronograma.

Cómo crear un Gantt chart con Excel paso a paso

El Gantt chart es una de las herramientas esenciales para un Project Manager. Su contribución a la gestión de proyectos tiene que ver con la simplicidad de su uso, que facilita enormemente la tarea de planificación de proyecto, en ocasiones tan complicada. Sin embargo, pese a que resulta un método de sencillo manejo y su creación no entraña serias dificultades, un fallo podría comprometer al global del proyecto, dejando al Director de Proyecto en una situación muy incómoda.

Para crear el Gantt chart utilizando Excel, sólo hay que seguir las siguientes instrucciones:

1. Crear una tabla de tareas: hacer un listado con todas las tareas que intervienen en el proyecto intentando que esta lista sea lo más completa posible, es la base del Gantt chart, para evitar tener que añadir modificaciones posteriores (algo que no resultaría demasiado sencillo, dadas las limitaciones de Excel).

Ubicar en primer lugar a la que tiene marcado su inicio primero y en última posición a la última en dar comienzo.
Asignar a cada tarea una denominación, lo más descriptiva, clara y concisa posible.
Asociar cada tarea a una fecha estimada de inicio y de fin.
Establecer, en base a dichas fechas, la duración de cada actividad y recoger por escrito este plazo.

2. Dibujar un diagrama de barras: Excel cuanta con una funcionalidad que permite insertar un diagrama de barras desde su menú principal que resultará muy útil para el Gantt chart desde el punto de vista gráfico. De entre las opciones que ofrece, es recomendable escoger el diagrama de barras apiladas, que permite comparar la contribución de cada valor al total entre categorías.

Hacer clic en la pestaña "insertar", del menú superior.
Apoyar el ratón sobre el icono "barra".
Seleccionar la opción "barra apilada".

3. Incorporar los datos al diagrama: se trata de completar el Gantt chart con la información de proyecto.

Hacer click con el botón derecho del ratón sobre el diagrama en blanco.
Escoger la opción "seleccionar datos" y, a continuación "agregar".
Copiar, en primer lugar, "fecha de inicio".
Bajar a "valores de la serie" e incorporar todos los valores correspondientes a esa serie, previamente seleccionados con ayuda del ratón.
Pulsar la opción "aceptar".
Volver a agregar otra serie, en esta ocasión, "Duración". proceder de la misma forma.
Ir a la opción "Editar" y seleccionar todas las tareas, desde la primera a la última. Aceptar.
Volver a aceptar y comprobar que ya aparece el primer borrador del Gráfico de Gantt, aún no terminado.
Opcionalmente, se puede eliminar la etiqueta que aparece a la derecha de la gráfica, simplemente pulsando con el ratón sobre ella y deleteando.
A continuación, se selecciona la primera sección de las barras (aparece por defecto en color azul) pulsando en cualquier barra. Es momento de dar formato a la serie de datos.
Seleccionar la opción de relleno y se selecciona sin relleno. Después se selecciona la opción "línea" y se escoge "sin línea".
Se actúa de la misma forma con la segunda parte de las barras.

4. Diseñar el Gantt chart: es la primera toma de contacto con los ejes horizontal y vertical del gráfico.

Hacer click con el botón derecho del ratón en cualquiera de las tareas y escoger "dar formato a eje".
Escoger "opciones de eje". Y, una vez dentro, "categorías de orden inverso". activar.

5. Perfeccionar el Gantt chart:

Rellenar un nuevo campo en las columnas con la información: "rango de gráfica".
Incluir la información "inicio" y "fin", que representan los momentos de iniciación y entrega de proyecto.

Seleccionar ambas fechas y en la opción del menú superior "número" clicar en el icono que presenta tres ceros. De esta forma, cada fecha se transforma en un valor numerario.
A continuación, se hace click en las fechas representadas en el gráfico con el botón derecho del ratón. Escoger "dar formato a eje".
"Opciones de eje": en mínima se selecciona "fija" y se escribe el valor numerario correspondiente a la fecha de inicio, y en máxima se escribe el valor que corresponde a la fecha de fin. Cerrar. de esta forma se consigue un mayor ajuste.
Dar formato a eje, de nuevo. Escoger "número" y seleccionar la opción "mes y día", si el proyecto tendrá lugar en el mismo año.
Dar formato a eje de nuevo, tanto en tareas como en fechas y escoger agregar líneas de división secundarias.
Personalizar el Gantt chart de la forma que se prefiera con colores y efectos Excel.